项目管理、项目集是什么?如何应用?

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  最近项目集的概念开始流行,具体是什么意思,和项目管理有什么区别?如何应用到工作中呢?

  项目集是一组相互关联,且被协调管理的项目集合,处于最高层级,属于战略层面的概念。

  它可以进行多层级的项目管理,帮助管理者站在宏观的视角去制定战略方向和分配资源。同时它支持分层授权,项目集及下面的子项目集、项目互相之间都可以通过权限进行隔离。

  如图所示,项目集的层级最高,在它下面可以管理一个或多个子项目集、产品和项目。产品只能关联到顶级项目集下。

  权威说法是在项目中,把管理知识等各种系统方法和人员结合在一起,在规定的时间、预算和质量目标范围内,完成项目的各项工作。

  项目管理主要包含项目计划和项目监控。项目计划是定义什么人在什么时间做什么事情;项目监控是围绕项目跟踪进度、质量、结果等,掌握各项工作现状。

  通俗来说,项目管理就是通过管理人和事,多、快、好、省地完成项目。

  · 多,是在预定的时间内产出多,达成项目的产出目标;

  · 快,是指效率高、省时间;

  · 好,是产物质量高,例如交付的软件产品Bug少;

  · 省,是省人力、省资源。

  多、快、好、省对应了项目成功的三大要素,即质量、工期和成本。

  先用一个小视频来举个例子:项目集和项目、产品的关系https://www.zhihu.com/video/1406285185021857793

  要做项目集管理肯定得有项目管理工具的基础,禅道旗舰版内置了项目集、产品、项目和管理模型的概念,同时对界面交互也做了重大的调整。

  新版禅道将不限于研发过程的管理,一方面是通过项目集将管理过程往前做了延伸,延伸到了公司的战略管理;另一方面是管理模型的完善,新版禅道在敏捷模型的基础上增加了瀑布模型;最后是对项目进行升级,之前版本中一个项目只是代表一期迭代,而新版本中一个项目中可以管理多个迭代或阶段。

  快来体验项目集管理:项目集管理

  1. 首先要理解为什么要做这个项目?

  2. 其次要明确项目要达到什么目标?

  目标最好是可量化的,例如软件开发项目,最后交付的软件质量要实现可量化,可以规定每个功能点的Bug数不能超过5个。

  3. 要有具体的解决方案和活动安排,方便对项目进行跟踪。

  4. 要明确项目的限制条件,例如银监会颁发的安全要求、预算限制、人员限制等。

  掌握了以上的项目要素,再利用项目管理的技术,例如:工作分解(WBS)、 关键路径法(CPM)、 专家方法(PERT)、挣值法(EVM),以及人员管理、风险管理、问题管理、采购管理等方法,大大提升项目成功的可能性。

  在项目管理中,项目的生命周期管理是一个重要的概念,即项目从开始到结束所经历的阶段。针对软件开发项目,瀑布模型是最早、使用最广泛的生命周期模型,包含“启动、计划、需求、设计、开发、测试、交付、结项”等阶段。如今,软件项目生命周期模型经历了巨大的进化:

  1、80年代进化到迭代;

  2、90年代进化到快速原型方法、个人软件过程(PSP)、团队软件过程(TSP);

  3、20世纪初进化到敏捷,以2001年17位“草根”软件开发者的《敏捷宣言》为代表;

  4、在过去十年进化到规模化敏捷、DevOps等。

  正文共: 4177字 3图

  预计阅读时间: 11分钟

  第20章 项目集管理 P562页—P576页(共15页),书上共包括5小节:20.1项目集概述;20.2项目集管理过程;20.3 项目集治理;20.4 项目集生命周期管理;20.5 项目集管理过程域。

  第21章 项目组合管理 P579—606页(共28页),书上共包括7小节:项目组合及管理概述、项目组合组件、组合管理过程实施、组合实施、组合管理过程组、组合风险管理。

  鉴于项目集在一定程度上是从属于项目组合的,所以书上20章先介绍了项目集管理、然后在21章介绍了项目组合管理,但是实际在一些细节内容又会提到XX情况应该采用项目组合管理,也就是说细节内容有交叉。

  所以今天的笔记分享,为了便于大家理解,我会把20章和21章的定义及概述部分会放在一起介绍,并进行初步的对比分析,整合优化后本次分享的内容目录就是20.1 项目集及项目组合概述、20.2项目集管理及过程。

  20.1项目集及项目组合概述

  1、项目集定义及概述

  【项目管理协会PMI对项目集的定义】经过协调管理以获取单独管理所无法取得的收益的一组相关联的项目、子项目集和项目集活动。

  项目集内的所有项目通过共同的目标相关联,该目标对发起组织而言具有非常重要的战略意义。

  项目集为组织提供了一种向干系人交付收益的能力,同时也为发起组织以商业价值的形式交付预定的收益。项目集是执行组织战略并实现商业或组织目标和目的的手段。

  项目集及其组件通过为组织创造商业价值、提高组织的现有能力、促进商业变化、维持资产规模、为市场提供新产品和新服务,或者拓展新的能力等,为组织交付预期的收益。

  【项目集的收益定义及实现方式】是项目集发起组织级项目集预期受益者或干系人提供具有实用性的行动、行为、产品或服务的结果。项目集收益有可能在整个项目集执行过程中渐进实现,也可能在项目集结束时一次性实现。

  【渐进收益交付的案例】是跨组织范围内实施含有多个项目的过程改进项目集。在项目集中每个组件项目都有不同的进度计划并交付渐次收益。

  

  2、项目组合定义及概述

  项目组合是将项目、项目集,以及其他方面的工作内容组合起来进行有效管理,以保证满足组织的战略性的业务目标。这些组件是可量化的,也就是说可以被度量、排序以及分优先级。

  项目组合包含的组件都需要经过识别、评价、选择以及批准等过程,具体如下图所示:

  项目组合中的部件不见得要相互依赖或者直接相关。

  项目组合代表的组织的投资决策、项目优先级的排序以及资源的分配。项目组合代表了组织的意图、方向和进展,而不是确定的,一定要完成的工作和任务。

  在组织内部可能包含多个项目组合,每个项目组合都为了实现特定的战略目标。大佬们都在玩{精选官网网址: www.vip333.Co }值得信任的品牌平台!

  

  3、项目组合、项目集和项目之间的关系

  (1)项目组合:包含项目集、项目、项目组合子集以及日常运作业务,其目的在于通过组合管理方式来实现组织的战略目标。

  (2)项目集:则是项目子集、项目以及日常运作业务的集合,组织通过项目集管理来支持项目组合管理。

  (3)项目:项目组合中包含的项目既可以位于项目集之内,也可以位于项目集之外。项目组合中的项目集和项目可能没有必然的联系,但它们都是组织实现战略时需要关注的管理对象。

  

  20.2项目集管理及过程

  本小节包括两大部分:项目集管理(定义、项目集管理标准、各种角色和职责界定)、项目集管理三过程(评估项目集与组织战略一致性、项目集愿景和计划、项目集路线图)

  1、项目集管理

  本小节包括定义、项目集管理标准、各种角色和职责界定三部分。

  【定义、内容及优势】项目集管理就是在项目集中应用知识、技能、工具和技术来满足项目集的要求,获得分别管理各项目集组件所无法实现的收益和控制。它包括对多个组件进行组合调整,以便于以优化或整合的成本、进度和工作来实现项目集目标。

  一般来说,项目集经理可以通过五个相互关联与依赖的项目集管理绩效域的工作,来整合与控制组件之间的相互依赖关系。它们分别是项目集战略一致性、项目集收益管理、项目集干系人争取、项目集治理和项目集生命周期管理。与这些依赖关系相关的行动包括:

  (1)领导和协调共同的项目集活动,如跨所有项目集组件、工作或阶段的财务与采购。解决影响项目集内多个组件的资源限制和/或冲突问题。

  (2)以一种可以体现项目集内所有活动的方式传递并报告给干系人。

  (3)积极响应项目集内跨多个组件的风险。

  (4)将项目集工作与影响和作用于单独的组件、组件群或项目集目的和目标的组织(战略)方向保持一致。

  (5)在共享的治理结构内解决范围、成本、进度、质量和风险影响。

  (6)裁剪项目集管理活动、过程和接口,有效地处理项目集内的文化、社会经济、政策和环境差异。

  通过结构化的监督与治理,项目集管理确保在项目集内跨组件的合适的计划、控制、交付、移交及收益维持,以获取项目集的预期战略收益。

  项目集管理为管理项目集的相关工作的关键因素(包括战略收益、协调的规划、复杂的依赖关系、可交付成果的整合及优化等)提供了框架。

  【项目集管理标准】在PMP项目管理考试教材的第五版PMBOK项目管理知识体系指南有附件《项目集管理标准》和《项目组合管理标准》,大家有兴趣的可以网上找找下载看看,书上这块没有写太多比较核心和有用的内容,这里我就不赘述了。

  【项目集管理中各种角色和职责界定】

  

  

  2、项目集管理过程

  【项目集管理与项目管理之间的关键区别】是项目集的战略聚焦,以及项目集确保组织收益的实现。

  本节项目集管理三过程:评估项目集与组织战略一致性、项目集愿景和计划、项目集路线图。

  (1)评估项目集与组织战略一致性——项目集商业论证(又称初始项目集的可行性研究)

  在该阶段项目集经理需要具有战略愿景和组织规划能力,确保在与组织战略目标保持一致,并实现组织的预期收益,确保项目集被批准。

  从组织战略的角度,立足于项目集收益对将构建的项目集及各种备选的构建初始方案进行正式或非正式论证的过程。是组织或项目组合在发现外在的市场机会之后,启动项目集的标志。

  项目论证的内容可能包括问题和机会分析、业务和运营影响、成本收益分析、替代解决方案、财务分析、内在和外在的收益分析、潜在的利润、社会与市场需求及其可能障碍、环境影响等与组织战略目标一致性的因素。

  ①七大输入:市场机遇、客户或合作伙伴需求、股东建议、政府规章、竞争对手的行动、组织内部的战略发展的需求,以及其他是组织所在的事业环境因素。

  ②五大工具技术:基于市场的比较优势分析、组织内外部的可行性分析、SWOT分析、假设分析,以及历史信息等。

  项目集商业论证初步明确了未来项目集的意图和宗旨、提供了项目集治理的结构方向,以及项目集管理的指导原则和组织结构,并对项目集内各业务进行授权的指导性框架,也为项目集合理使用组织资源提供了商业依据。

  (2)项目集愿景和计划—处于项目集计划早期

  该阶段主要是为了配合项目集的商业论证和对关系人的影响而对项目集愿景和使命的粗略描述。

  (1)如果项目集充满不确定性,则可能只是对相关愿景和使命的描述;

  (2)而如果该阶段的项目集过程已经相对有了明确的规划,则在该阶段会提供更详细的计划描述,会通过项目集计划的形式来正式解释项目集的概念、愿景、使命及项目集的预期收益,并定义项目集的目标和目的。

  项目集的愿景和计划在项目集的生命周期中是不断演进的过程,计划会滚动式地演进发展,随着相关信息的不断补充,项目集计划会不断完善,指导项目集的具体执行。

  项目集计划是项目集经理保证项目集各项活动与组织战略保持一致的重要管理手段。

  项目集目标清晰定义了项目集及关键组件的预期交付成果及相关的收益,可以是短期的也可以是长期的,但必须是具体的、可量化的、可管理的,目标一旦确定后,项目集各项子计划、组件计划就可以在此基础上组织开发。

  ① 11输入:包括项目集商业论证及其评审意见、项目集事业环境因素、组织战略、重要干系人需求、相关合同、合作协议、前期项目集文件、项目集的资源储备、国家政策和市场变化、相关标准与规范、相关历史信息。

  ② 12工具和技术:包括项目集管理信息系统、专家判断、焦点小组、引导技术、意见领袖、情景分析、头脑风暴、进度和成本的参数模型、网络规划、关键路径分析、技术方案评审、角色分工等。

  项目集计划制订过程是项目集参与各方利益平衡、资源平衡的过程,保证项目集内各组件的优先级得到有效地执行,是项目集各方面需求,在现实的约束条件下整合的过程。

  ③ 1输出:包括项目集整体计划和各子计划,这些计划是在项目集愿景、使命和目的基础上发展出来的,计划的内容能够保证项目集执行过程能够得到有效的指导管理和监督,保证实现项目集预期的目标,并保证项目集的执行与组织战略目标一致。

  (3)项目集路线图

  项目集路线图按照时间顺序以图形化的方式展现项目集预期发展方向,并在每个时间顺序事件建立系列的文档化标准,同时建立了项目集活动与预期收益之间的关系,以及项目集里程碑之间的关键依赖,传递业务战略与规划的优先级之间的连接。

  因此项目集路线图能够为关键里程碑和决策点提供高层面的监控信息,总结关键结束点的目标、主要风险和挑战,以及提供支持基础设施和组件计划的高层面协调和支持。

  项目集路线图与项目集进度计划类似,项目集路线图主要适合于为规划和制订更加详细的时间表而勾勒出的主要项目集事件。

  项目集路线图可以用来表示项目集的主要阶段和模块组成,但并不包括项目集具体组件内部的细节,是管理项目集执行情况和评估项目集实现预期收益进展情况的重要工具,适合于用项目集路线图对项目集进行治理和监控。

  项目集路线图与项目集早期阶段的项目集计划一样,是一个滚动发展的过程,早期阶段的项目集路线图也是以一种粗略的、框架性的结构对项目集关键节点的描述。

  为了支持对项目集高层面的监控,在关键路线图的关键节点需要列出所有高层决策和监控可能关注的细节,如假设、收益、里程碑描述、依赖和假设列表等事项,以展示在项目集进展的不同关键阶段资源的使用情况,收益的交付,并描述组织能力如何通过渐进的项目集规划实现最终的项目集交付。

  END

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  项目管理是为了创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性活动。

  项目集以及项目组合均为多项目概念。两者的区别是,项目集关注额外价值,项目组合关注资源配置。

  刚刚完成一个项目集概念的小视频,希望能够给您带来帮助。

  项目管理协会(PMI)将项目集定义为“经过协调管理以获取单独管理所无法取得的收益的一组相关联的项目、子项目集合项目集活动”。项目集内的所有项目通过共同的目标相关联,该目标对发起组织而言具有非常重要的战略意义。

  在《PMI项目管理术语词典》中将“项目集活动”定义为“在项目期间执行的、清晰的、已安排好的工作组成部分”。

  同项目管理一样,项目集管理也涉及到很多角色和职责的界定。对项目集而言,一般会主要涉及以下几个方面:

  l 项目经理:理解项目集经理的角色及项目经理与项目集经理之间的关系和接口。

  l 项目集经理:使他们理解自己的角色。

  l 项目集管理团队成员:理解其作为个体领导者的角色,以及整体上与项目集经理和项目集的关系。

  l 项目组合经理:理解项目集经理的角色,以及项目集经理与项目组合经理之间的关系和接口。

  l 干系人:理解项目集经理的角色,以及他们如何争取不同的干系人群体(如用户、管理层、客户、供应商、卖方等)的支持。

  l 发起人和收益人:理解高管发起人作为项目集治理委员会/董事会的一部分的角色,记录项目集交付的预期收益,对照项目集的预期目标和收益制定有用的度量方法和衡量标准,以便将来用以对项目集进度进行评估。

  项目集是执行组织战略并实现商业或组织目标和目的的手段,项目集收益有可能在整个项目集执行过程中渐进实现,也可能在项目集结束时一次性实现。

  项目集管理就是在项目集中应用知识、技能、工具和技术来满足项目集的要求,获得分别管理各项目集组件所无法实现的收益和控制。它包括对多个组件进行组合调整,以便于以优化或整合的成本、进度和工作来实现项目集目标。

  一般来说,项目集经理可以通过五个相关联与依赖的项目集管理项目集的绩效域的工作来整合与控制组件之间的相互依赖关系。它们分别是项目集战略一致性、项目集收益管理、项目集干系人争取、项目集治理和项目集生命周期管理。

  一般人做一场活动需要提前3个月左右就开始准备,而活动公司的项目经理同时进行多个项目,为何还能有条不紊?那是因为有这9份项目管理表。

  表一、项目管理总表大佬们都在玩{精选官网网址: www.vip333.Co }值得信任的品牌平台!

  一般是项目负责人负责跟进了解,每天负责更新,项目其他成员可以通过这张表实时获取关于项目的信息变动。hi开会了 公众号后台回复“1”领取完整表格范本

  场地寻找方法:上开会了平台http://www.kaihuile.com,填写办会所需场地关键信息:时间、地点城市、参会人数等,进行筛选,并通过平台自带的“场地在线VR带看”功能查看现场真实情况,无需到场就能高效pass掉不符合要求的办会场地,简单且高效。

  表二、预算管控表

  作为乙方,需要统筹把控整场活动的预算,所以项目预算表必不可少,第一是为了给甲方看,了解自己的资金是花到什么地步;第二,乙方也需要根据这份表格去核算成本和利润空间。hi开会了 公众号后台回复“1”领取完整表格范本

  三、物料准备表

  活动现场所有物料几乎都有生产周期,所以设计稿定稿时间以及制作时间都要提前规划好,并且确定完成时间,设置风险线,定时跟进,确保物料在规定时间内可以完整的制作完成。hi开会了 公众号后台回复“1”领取完整表格范本

  临时寻找供应商,容易出现供应商报价虚高、生产出来的物料质量差、供应商坐地起价等问题,所以,可以通过开会了平台进行第一轮询价,而且平台的供应商数量已达到10000+,服务覆盖了全国31座主要城市,所以无论在哪座城市办会,均可以在这上面找对对应的供应商提供服务:www.kaihuile.com.hi开会了 公众号后台回复“1”领取完整表格范本

  四、联系人名单大佬们都在玩{精选官网网址: www.vip333.Co }值得信任的品牌平台!

  一个项目执行下来,要联系的人非常之多,一不小心就有人容易掉链子,不守时、不守岗、摸鱼的大有人在,而项目执行涉及到的人员彼此可能都不熟悉,相互之间没有联系方式,此时,如果不准备一份相关联系人的表单,到出现情况需要找某个岗位角色,就只能干捉急了。hi开会了 公众号后台回复“1”领取完整表格范本

  5、节目表

  如果是简单的商务型会议,可能不涉及表演,但类似发布会、年会等,节目表演一般都会有,此时,一份节目表演筛选清单就显得尤为重要。在过程中,可以及时剔除掉不合适的表演,活动当天,也可以根据实际情况及时调整,让流程顺利进行。hi开会了 公众号后台回复“1”领取完整表格范本

  6、活动整体流程表

  有了这份表格,所有与这份流程清单上各个环节相关的人员,包括现场嘉宾等,都能清楚这次活动大概有哪些项目,哪些重点,工作人员也知道什么环节需要自己的配合,相关人员调动起来也流畅许多。

  7、奖品清单

  奖品清单也可以是现场要用到的其他礼品清单,在筹备期间,可以统筹管理所有的礼品到货情况;执行期间,也能将对应的礼品对应上对应的作用,并清点数量。

  8、杰出人员表单

  杰出人员表单也可以是发言人表单,也可以是参赛人员表单或嘉宾名单等,涉及到外部邀请的人员,需要提前对接确认时间,如果是内部人员获奖名单,则要及时确认人员变动。同时,这份表单也应该给到相关人员例如主持人、奖品颁发人员等。

  9、签到表

  签到表一般有工作人员签到表和参会人员签到表。工作人员签到表是为了确认相关工作人员在指定时间内是否达到工作岗位;而参会人员签到表,则是为了确认到场人数,以及活动过后分析数据。

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